منسق الفعاليات والبرامج

الوصف الوظيفي

هذه الوظيفة هي لمنسق الفعاليات والبرامج في حي جميل في جدة. ويتمحور هذا الدور حول تنظيم الفعاليات عبر برامج ومساحات حي جميل المختلفة، ودعم تنظيم الفعاليات والبرامج من فن جميل بدءًا من الحلقات النقاشية والجلسات والمؤتمرات إلى المهرجانات والأسواق. ويتطلب هذا الدور توفير جميع جوانب الدعم الإداري والتسويقي للفعاليات والبرامج مثل إعداد المواد التوعوية، وقوائم الضيوف، وإدارة الموجودات والممتلكات والأثاث، وحجز المواقع، والتنسيق مع شركات توريد الطعام والإنتاج والتصميم، وإدارة مراسلات الدعوات الإلكترونية والمطبوعة، وتنظيم الضيوف والزوار في المواقع، والمساعدة في إجراءات التواصل والمتابعة لما بعد الفعاليات. كما يدعم منسق الفعاليات والبرامج عمل مدير الشراكات في حي جميل من خلال التنسيق مع شركاء حي وعملاء الموقع المستأجرين لتنظيم الفعاليات في الموقع في فناء حي وأماكن أخرى في أنحاء حي جميل.

المسؤوليات والمهام

تنظيم البرامج والفعاليات

المساهمة في استراتيجية حي جميل للبرامج والفعاليات وعروض المهرجانات على مدار العام.
الدعم التخطيط للفعاليات وتنظيمها، مثل الأسواق الموسمية والمهرجانات والحفلات الموسيقية التي تجذب مجموعة متنوعة من الجماهير مع رعاية المواهب الإبداعية الشابة.
دعم فرق التعلم والمعارض في تنظيم برامج التعلم والمعارض عند الحاجة.
المساهمة في إدارة برامج الفعاليات النشطة في مركز جميل للفنون، وإبقاء جميع الموظفين على اطلاع بخصوص الفعاليات المقرر تنفيذها وتأثيرها الممكن على عمليات المركز.
التنسيق مع فريق العمليات بشأن أشكال الفعاليات وترتيبها والأنشطة المتعلقة بها.
لعب دور فعال ونشط في ضمان تقديم الخدمات المتميزة لعملاء حي جميل ولعملائه المحتملين، والاستفادة بأقصى حد ممكن من الفرص التي تولد الإيرادات.
الإشراف على عمليات التوصيل ومراجعة العمليات الإدارية الداخلية للفعاليات بما في ذلك إجراءات الحجز، وشروط وأحكام العقود، والفواتير وما بعد الفعاليات.
وضع استراتيجية للزيارات لحي جميل تركز أهدافها على التواصل مع الزوار وتحقيق أهداف تجربة الزيارة بالعمل عن كثب مع منسق تجربة الزوار.
بناء شراكات والمحافظ عليها مع المنظمات ذات التوجهات المشابهة لتوجهات حي جميل، سواءً كانت مؤسسات حكومية أو ومنظمات ثقافية دبلوماسية أو حتى مبادرات ومجموعات شعبية.
تحديث المحتوى الخاص بالبرامج والفعاليات على الموقعين الالكترونيين لفن جميل وحي جميل.

الادارة

تولي المهام والمشاريع المتعلقة بالإدارة عند الحاجة.
الحفاظ على نظام حفظ ملفات منظم وحديث، بما في ذلك تحديث الميزانيات وجداول الخطط.
المساهمة في إعداد الميزانية التقديرية للفعاليات والبرامج.
الحفاظ على نظام حفظ ملفات منظم للأعمال الورقية الإدارية والقانونية، مثل الفواتير والاتفاقيات وإيصالات الدفع المتعلقة بالفعاليات والمشاريع الأخرى حسب الحاجة.
تقديم الدعم حول إنفاق الإدارة المالية المتعلق بالبرنامج، بما في ذلك معالجة الفواتير والإيصالات والعقود.
تحديث ميزانيات المشروع التي يناقشها المدراء بانتظام.
تعزيز أنظمة العمل الجيدة مع قسم المالية فيما يتعلق بالإدارة وإعداد التقارير عن نفقات المعارض

المؤهلات والخبرات

أكثر من عامين من الخبرة العملية في مجال يتضمن دعم تنظيم الفعاليات أو المبادرات المجتمعية في مؤسسة مرموقة، ويفضل أن يكون ذلك في مجال إبداعي.
اهتمام وحب للتخطيط للفعاليات وتنظيمها، وشغف لبناء مجتمع محلي.
مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتنظيم.
شغف بالفنون والصناعات الإبداعية.
مهارات اتصال كتابية وشفوية وشخصية ممتازة، والقدرة على العمل ضمن فريق.
الإيجابية، والقدرة على التحليل والتصرف وحل المشكلات، والتركيز على الحلول والنتائج، والدخول في تحديات جديدة.
مؤهل إلزامي: إجادة اللغة العربية بطلاقة، فضلاً عن امتلاك مهارات تحدث وكتابة عالية في اللغة إنجليزية.
نهج ريادي واستباقي وإجادة مهارة التعامل مع الآخرين.

شروط العمل

هذا منصب بدوام كامل في جدة في المملكة العربية السعودية، قد يتطلب السفر بين الحين والآخر إلى دبي في دولة الإمارات العربية المتحدة، وإلى أماكن أخرى.
يأخذ جميع أعضاء فريق فن جميل مناوبات في الجلوس في مكتب الاستقبال (يوم واحد على الأقل كل 2-3 أسابيع).
قد يتطلب العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع وفي فترة المساء بين الحين والآخر، حسب الفعاليات والبرامج وحسب الحاجة.

المزايا

تأمين صحي كامل بما في ذلك تأمين الأسنان
إجازة سنوية مدتها 25 يومًا