كن عضواًهو عضو رئيس في فريق إدارة فن جميل، مسؤول عن سلاسة سير عمليات حي جميل العامة (مثل تكنولوجيا المعلومات، والإدارة، والمرافق، والفعاليات)، فضلاً عن توجيه السياسات ووضع الإجراءات التي تهدف إلى توسيع القدرات الإبداعية داخل الحي، وتدعم تنظيم البرامج التي تقدمها فن جميل وتسهل من نجاحها، بما يعزز تجربة الزوار ويحرص على توفير مرافق ومعايير عالمية المستوى.
الوصف الوظيفي
يتواجد مركز عمل المدير الأول لعمليات مبادرات فن جميل السعودية في حي جميل بجدة. ويتمحور دوره الأساسي حول قيادة العمليات اليومية للمجمع الإبداعي بأسلوب استراتيجي. ويعد حي جميل موطناً للعديد من المؤسسات والجهات التي تديرها فن جميل وشركائها ممن لديهم توجهات مماثلة، والذي يتطلب من المدير الأول للعمليات ضمان سير جميع جوانب عمل المجمع بسلاسة ومسؤولية وديناميكية تمكن من نجاح البرامج والفعاليات في حي، وخلق تجربة إيجابية لزواره. يساهم المدير الأول للعمليات في تعزيز السمعة المؤسسية لحي جميل وفن جميل، وهو جزء من التخطيط العملياتي والتنظيمي لمؤسسة فن جميل، حيث يقع على عاتقه التوسع في إجراءات التشغيل الموحدة الحالية لوضع إجراءات وسياسات مخصصة للاستجابة لاحتياجات حي وخصائصه الفريدة، كما يتضمن دوره خلق بيئة عمل جماعية إيجابية والحفاظ عليها لكل من فريق فن جميل وشركاء حي ومستأجريه، وتقديم تجربة آمنة وسعيدة لجميع الزوار. ويشرف المدير الأول للعمليات على الإدارة اللوجستية والتشغيلية لمؤسسات فن جميل داخل المجمع، مع التركيز بشكل خاص على فنون حي وفناء حي وسينما حي ومساحات حي المشتركة، والذي يتطلب منه وضع أنظمة ومعايير للفعاليات التي تقودها فن جميل، وأي فعاليات ينظمها طرف ثالث، فضلاً عن وضع معايير لخدمات الزوار، وشباك التذاكر، والامتيازات، والخدمات المساعدة.
ويشرف المدير الأول للعمليات على خدمات داخلية متنوعة لفن جميل بما في ذلك تطوير الفريق وثقافة العمل الجماعي والمرافق وتعزيز الدخل وخدمات تكنولوجيا المعلومات والخدمات المتعاقد عليها وخدمات الأمن والأمان. كما يتوجب على المدير الأول للعمليات التواصل بشكل وثيق والعمل عن كثب مع الفرق المالية والقانونية لشركة فن جميل في المملكة العربية السعودية ودولة الإمارات العربية المتحدة، والمؤسسات والكيانات الأخرى ذات الصلة، بما في ذلك عبد اللطيف جميل للعقارات، والتي هي الجهة المسؤولة عن بناء مجمع حي وصيانته.
المسؤوليات والمهام
العمليات في حي
- تطوير العمليات والسياسات والأنظمة الداخلية وأساليب العمل الديناميكية والفعالة والواضحة والمعتمدة على نطاق واسع من جميع أعضاء فريق المملكة العربية السعودية (وعبر الحي كله في حال اقتضت الحاجة).
- الإشراف على المرافق وخدمات تكنولوجيا المعلومات وعمليات الصيانة والتحسين والتوسعات، فضلاً عن وضع الإجراءات الأمنية المناسبة لحماية أصول حي، وإدارة العمليات اليومية (أصول فن جميل وشركائها المستأجرين، حسب الحاجة وما هو مطلوب).
- تطوير ميزانية العمليات وإدارتها بالتنسيق الوثيق مع الفريق الرئيس وقسم الإدارة المالية.
- قيادة وتنظيم وتوجيه فريق العمليات في مجالات العمل المختلفة للمرافق وتكنولوجيا المعلومات وتجربة الزائر والإدارة.
- التفاوض على عقود التأمين، ولعب دور نقطة التواصل مع وسطاء التأمين.
- إدارة المرافق الخارجية التي تم تعيينها لعمليات الصيانة في حي، ووضع السياسات والإجراءات ومراقبة أدائها، ووضع معايير عمل لموظفيها تتماشى مع قيم فن جميل وأسلوب عمل المؤسسة.
- العمل مع مؤسسة عبد اللطيف جميل للعقارات، والتفاوض والإشراف على تسليم جميع اتفاقيات الخدمات المتعلقة بالمباني (مثل خدمات الأمن وإدارة المرافق وغيرها).
- التخطيط على إدارة الأزمات في فن جميل والإشراف عليها، ووضع إجراءات الإخلاء في حالات الطوارئ.
- نقطة الاتصال الرئيسية لجميع المستأجرين الشركاء في الأمور المتعلقة بإيجاراتهم في حي (بما في ذلك ساعات العمل، والالتزام بإرشادات مجتمع حي، واستخدام خدمات التخزين والمساحات المشتركة).
- التواصل والتنسيق مع ممثل مؤسسة عبد اللطيف جميل للعقارات عند الحاجة بشأن الأمور المتعلقة بعقود إيجار الشركاء والمستأجرين (تتم إدارة عقود الإيجار بواسطة مؤسسة عبد اللطيف جميل للعقارات).
- العمل مع المدير المجتمعي وفريق المعارض وفريق السينما وفريق الشراكات وفريق التعلم لتنسيق خدمات الفعاليات والمعدات والأثاث ومساحات حي.
- التواصل مسبقًا مع الشركاء – المستأجرين والشركات المحيطة والهيئات الحكومية حول الأنشطة والفعاليات التي قد تؤثر على عملياتهم أو متطلباتهم.
- وضع قوائم جرد معدات وأصول فن جميل وإدارتها وضمان صيانتها.
- تجريب ونشر ابتكارات ومنصات جديدة قائمة على التكنولوجيا تعمل على تحسين التواصل بين مختلف الجهات المعنية في حي (المستأجرين والموظفين) وتحسين تجربة الزوار.
المسؤوليات الإدارية
- العمل عن كثب مع الإدارة المالية لإيجاد طريقة لتبسيط وتعميم عمليات إصدار الفواتير (من خلال حلول وإجراءات جديدة مستندة على استخدام الانترنت).
- العمل عن كثب مع الإدارة القانونية لإيجاد طريقة لتبسيط وتعميم آلية إصدار العقود ووضع الاتفاقيات (مثل اتفاقيات الخدمات واتفاقيات الموردين ومذكرات التفاهم وما إلى ذلك).
- تشكيل مهام وأدوار موظفي العمليات المبتدئين ومسار نموهم الوظيفي (منسق تكنولوجيا المعلومات، منسق تجربة الزائر، مشرف المرافق، المساعد الإداري)
- دعم جهود التوظيف (بما في ذلك المساهمة في صياغة الوصف الوظيفي والمقابلة وما بعد التعيين).
- تولي المهام والمشاريع المتعلقة بالإدارة عند الحاجة.
- إدارة الإدارة المالية في قسم العمليات.
- المساهمة في تطوير عملية إعداد وتوجيه شاملة للموظفين الجدد (مع منسق الموارد البشرية) والموردين كما هو مناسب (مع مشرف المرافق).
- المساهمة في تنظيم وإدارة الأنشطة التي تعزز روح الفريق بين الموظفين في حي وخارجه.
- القيام بدور نشط في بناء ثقافة عمل ديناميكية ومنتجة وتعاونية وإيجابية والمحافظة عليها.
المناصب تحت إدارة المدير الأول للعمليات هي:
- المساعد الإداري وموظفو الاستقبال
- منسق تكنولوجيا المعلومات
- مشرفو المرافق
- منسق تجربة الزوار
- سائق
المؤهلات والخبرات
- يفضل أن يكون حاصلاً على ماجستير إدارة الأعمال، أو ماجستير في إدارة الفنون، أو ما يعادلها من خبرات.
- أكثر من 10 سنوات من الخبرة الإدارية تتضمن العمليات والإدارة مالية، مع خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في الموارد البشرية في جهة تطويرية أو شركة – ويفضل أن يكون ذلك في مجال ريادة الأعمال و / أو الشركات الناشئة و / أو المجال الإبداعي.
- ضرورة الخبرة والمعرفة بأساليب الاتصال بالهيئات الحكومية السعودية والشركاء التجاريين والموردين لضمان تنظيم الفعاليات والمبادرات والاستراتيجيات في الوقت المناسب، ضمن الإطار القانوني الصحيح مع الالتزام بالقوانين ذات الصلة.
- الإيجابية، والقدرة على التحليل والتصرف وحل المشكلات، والتركيز على الحلول والنتائج، والقدرة على الدخول في تحديات جديدة، وقيادة الفريق بصورة فاعلة.
- مؤهل إلزامي: إجادة اللغة الإنجليزية بطلاقة، نهج ريادي واستباقي وإجادة مهارة التعامل مع الآخرين. يفضل أن يمتلك مهارات الكتابة والتحدث باللغة العربية.
شروط العمل
- هذا منصب بدوام كامل في جدة في المملكة العربية السعودية، قد يتطلب السفر بين الحين والآخر إلى دبي في دولة الإمارات العربية المتحدة، وإلى أماكن أخرى.
- يأخذ جميع أعضاء فريق فن جميل مناوبات في الجلوس في مكتب الاستقبال (يوم واحد على الأقل كل 2-3 أسابيع).
- قد يتطلب العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع وفي فترة المساء بين الحين والآخر، حسب الفعاليات والبرامج وحسب الحاجة.
المزايا
- تأمين صحي كامل بما في ذلك تأمين الأسنان
- إجازة سنوية مدتها 25 يومًا