كن عضواًالوصف الوظيفي
يدعم المساعد الإداري فريق فن جميل بمختلف المهام الإدارية، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق للموظفين والشركاء، وحفظ المستندات المالية والفواتير وتسهيل الوصول إليها، فضلاً عن المساعدة في المهمات التي تتطلب التعامل مع الجمهور مثل مهام مكتب الاستقبال.
الادارة
- إدارة وحفظ النماذج القانونية الصادرة عن الفريق القانوني لفن جميل.
- الحفاظ على نظام حفظ ملفات لحسابات أقسام العمليات والاتفاقيات القانونية وأوامر الشراء.
- حجز وترتيب إجراءات سفر وإقامة الفريق والضيوف، بما في ذلك استكمال جميع النماذج المطلوبة.
- ترتيب وحجز المواصلات للفنانين وكبار الزوار.
- تقديم الدعم للمدير الأول للعمليات ومنسق الموارد البشرية في العمل لإصدار الوثائق والخطابات المتعلقة بالإجراءات الحكومية عند الحاجة.
- دعم عمليات التوظيف / التعيين من خلال تحديد مواعيد المقابلات مع المرشحين.
- التواصل والتنسيق مع الفريق المالي بشأن الفواتير والوثائق الداعمة.
- طلب الأدوات المكتبية والمؤن.
- إعداد الخطابات والوثائق على النحو المطلوب.
- الرد على الهاتف وتلقي الرسائل و / أو تحويل المكالمات.
مهمات مكتب الاستقبال
- دعم منسق تجربة الزوار في مكتب الاستقبال وتولي مهام المكتب .
- دعم إدارة برنامج المتطوعين والتدريب الداخلي.
جمع البيانات وإدارة علاقات العملاء
- المساهمة في تطوير قاعدة بيانات لإدارة علاقات العملاء في فن جميل والمحافظة عليها.
- دعم جهود تنظيف البيانات وتنظيمها.
- دعم عمل مدير الاستراتيجيات والتواصل عند تنفيذ استراتيجيات إدارة علاقات العملاء وجهود التطوير والتحسين.
- تنظيم عملية جمع بيانات جهات الاتصال والمعارف من موظفي فن جميل شهريًا على نماذج معتمدة، وبما يتوافق مع نظام الترميز.
المؤهلات والخبرات
- ما لا يقل عن سنتين من الخبرة في دور إداري
- بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
- المعرفة بأنظمة الحكومة الإلكترونية السعودية
- إجادة استخدام برامج “مايكروسوفت أوفيس” (خاصة برنامجي جداول بيانات “إكسل” والعرض التقديمي للشرائح “باوربوينت”).
- مهارات اتصال ومهارات شخصية عالية.
- التعامل مع البيانات بسرية.
- المهارات التنظيمية الجيدة وإدارة الوقت
شروط العمل
- هذا منصب بدوام كامل في جدة في المملكة العربية السعودية، قد يتطلب السفر بين الحين والآخر إلى دبي في دولة الإمارات العربية المتحدة، وإلى أماكن أخرى.
- قد يتطلب العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع وفي فترة المساء بين الحين والآخر، حسب الفعاليات والبرامج وحسب الحاجة.
المزايا
- تأمين صحي كامل بما في ذلك تأمين الاسنان
- إجازة سنوية مدتها 25 يومًا